Cách xóa tổng phụ trong Excel

Excel sẽ tạo tổng phụ khi áp dụng một hàm nào đó cho các ô. Đây có thể là giá trị trung bình, tổng hoặc trung vị của các giá trị của bạn, mang lại cho bạn cái nhìn toàn diện về các giá trị. Tuy nhiên, tổng phụ không phải lúc nào cũng thích hợp hơn. Bạn có thể cần phân tích lại dữ liệu, nhập dữ liệu vào các nền tảng khác hoặc đơn giản hóa hoàn toàn. May mắn thay, có một số giải pháp đơn giản để loại bỏ tổng phụ trong Excel.

Bài viết này sẽ giải thích mọi thứ bạn cần biết.

Phương pháp nhanh nhất để loại bỏ tổng phụ trên Excel

Giả sử bạn đang theo dõi hàng tồn kho trên trang dự án Excel của mình. Ở cuối dữ liệu, bạn có một hàng được đánh dấu là tổng cuối. Đây là ví dụ về hàng phụ mà bạn có thể muốn loại bỏ.

Đây là cách nó được thực hiện:

Điều hướng đến dải băng phía trên của Excel.
Chọn nhóm “phác thảo” và sau đó di chuyển đến “tổng phụ”.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Chọn tùy chọn “xóa” ở góc trên bên phải.

Nó đơn giản mà. Khi bạn chọn tùy chọn xóa, tất cả dữ liệu của bạn sẽ được tách nhóm và tổng phụ sẽ biến mất. Nếu bạn muốn rã nhóm dữ liệu thay vì xóa tất cả các tổng phụ, hãy chọn tùy chọn “hủy nhóm”.

Thêm lại tổng phụ trong Excel

Việc loại bỏ tổng phụ thật dễ dàng. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể rã nhóm dữ liệu của mình. Tuy nhiên, bạn có thể muốn áp dụng lại chúng sau khi phân tích lại các giá trị. Làm như vậy sẽ yêu cầu một số chức năng nhất định. Nhưng đừng để điều đó làm bạn sợ. Thêm tổng phụ là một quá trình đơn giản cho phép bạn phân tích dữ liệu của mình tốt hơn để sử dụng trong tương lai.

Dưới đây là một số hàm tổng phụ mà bạn có thể thực hiện cho dữ liệu của mình:

Hàm SUM – Bạn có thể đặt một nhóm giá trị nhất định và cộng tất cả chúng lại với nhau. Tổng phụ sẽ hiển thị số này cho nhóm giá trị bạn đã chọn.
Hàm AVERAGE – Hàm này được các giáo viên trên toàn thế giới yêu thích. Nó tính toán mức trung bình của dữ liệu bảng được chỉ định. Điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn tốt để tính điểm cuối cùng bao gồm điểm kiểm tra.
Hàm COUNT – Khi theo dõi hàng tồn kho, hàm COUNT là một tài sản có giá trị. Nó đếm các mục giá trị bạn đã xác định.
Hàm MAX và MIN – Sử dụng một trong hai hàm này sẽ cung cấp cho bạn giá trị tối đa hoặc tối thiểu trong tập dữ liệu đã chọn.

Bây giờ bạn đã biết một số hàm cơ bản, bạn có thể chuyển sang tạo tổng phụ. Tuy nhiên, hãy đảm bảo danh sách của bạn được sắp xếp hợp lý. Đây là những gì bạn cần làm:

Đi tới các cột mà bạn muốn chọn dữ liệu. Chọn “tab dữ liệu” và sau đó chọn “tùy chọn bộ lọc”.
Chọn một trong các tùy chọn bộ lọc có sẵn, chẳng hạn như “Sắp xếp từ A đến Z”.

Đó là nó. Với nội dung được sắp xếp và không có giá trị trống, bạn có thể thêm hàm và tạo tổng phụ cho dữ liệu của mình.

Chọn bất kỳ ô, nhóm hoặc giá trị nào mà bạn muốn thêm tổng phụ.
Đi đến dải băng phía trên và tìm tab dữ liệu. Sau đó chọn “tổng phụ”. Sau khi cửa sổ bật lên mở ra, bạn sẽ có thể xác định các điều kiện.
Bạn sẽ cần chọn hàm bạn muốn sử dụng, cột để nhóm theo và cột nào để tính tổng phụ, sau đó chọn “OK”.

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy các tổng phụ đã đặt trên bảng tính của mình.

Những điều cần cân nhắc khi xử lý tổng phụ trong Excel

Mặc dù tổng phụ là một cách hữu ích để sắp xếp, phân tích và ưu tiên dữ liệu của bạn nhưng chúng có vẻ hơi khó đoán. Có một vài lý do đằng sau vấn đề này. Tổng phụ có một số điều kiện nhất định mà bạn cần phải giải quyết trước khi thêm hoặc xóa chúng khỏi bảng tính Excel của mình.

cách kết nối iphone với roku tv

Nếu bạn cảm thấy thất vọng vì tính năng SUM hoặc AVERAGE không hoạt động thì đây là cách giải quyết vấn đề:

Đảm bảo rằng không có thông tin nào bạn mong muốn bị lọc ra – có chức năng lọc trên Excel. Nếu bạn chọn một số giá trị cho tổng phụ, nó sẽ không bao gồm bất kỳ ô nào bị ẩn khi lọc. Tuy nhiên, nếu ẩn thủ công thì tổng phụ vẫn sẽ bao gồm. Nếu bạn muốn loại bỏ một số dữ liệu, hãy đảm bảo dữ liệu đó được lọc thay vì ẩn theo cách thủ công.
Tổng phụ chỉ phản ánh dữ liệu gốc – Giả sử bạn đã thêm nhiều tổng phụ và muốn thêm một tổng phụ mới. Tổng phụ mới nhất sẽ chỉ bao gồm dữ liệu ô gốc, bỏ qua giá trị của tổng phụ bạn đã thêm.
Tổng phụ sẽ không hoạt động với bảng Excel – Bạn có thể nhận thấy rằng tùy chọn tổng phụ của mình có màu xám. Thật không may, tùy chọn này không có sẵn cho các bảng Excel. Đảm bảo rằng bạn đang làm việc với phạm vi bình thường.

Cách để Loại bỏ các ô trống trong Excel

Các ô trống có thể là một vấn đề khó chịu đối với bất kỳ ai muốn sử dụng tổng phụ hoặc theo dõi chính xác dữ liệu của họ. Excel sẽ không nhóm các ô nếu chúng trống. Nếu bạn đang sử dụng một chức năng, bạn sẽ cần xóa các khoảng trắng này.

May mắn thay, có một số phương pháp để thực hiện việc này một cách nhanh chóng và dễ dàng:

Chọn tất cả các ô của bạn trong trang tính bằng cách sử dụng lệnh CTRL + A.
Nhấn phím F5 trên bàn phím của bạn. Thao tác này sẽ mở tùy chọn “Đi tới” của Excel.
Nhấp vào “Đặc biệt” từ các tùy chọn và chọn tùy chọn “khoảng trống” rồi nhấp vào “OK”.
Sau đó sử dụng lệnh CTRL + -. Một cửa sổ bật lên xóa mới sẽ mở ra, sau đó chọn “OK”.

Phương pháp trên nhanh chóng vì nó sử dụng các lệnh. Tuy nhiên, vẫn còn những cách hiệu quả khác để xóa ô trống. Nếu bạn cần xóa toàn bộ hàng trống, hãy làm theo các bước dưới đây:

Chọn các hàng trống bạn muốn xóa.
Đi đến dải băng phía trên và chọn tùy chọn xóa. Nó có một biểu tượng bảng có chữ “X” trên đó.
Chọn “xóa hàng trang tính”.

Việc xóa các giá trị và hàng trống không chỉ giúp bảng tính của bạn có tính tổng phụ tối ưu trong Excel mà còn giúp dữ liệu của bạn dễ đọc và gọn gàng để phân tích. Sau khi loại bỏ các ô trống, bạn có thể sử dụng các phương pháp trên để áp dụng tổng phụ và xóa chúng nếu cần. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với mọi dữ liệu được lọc hoặc ẩn vì dữ liệu này sẽ không xuất hiện trên tổng phụ cuối cùng.

Câu hỏi thường gặp

Có nhiều hàm tổng phụ Excel hơn những hàm được đề cập ở trên không?

Có, những hàm được đề cập ở trên chỉ là các hàm chính và được sử dụng rộng rãi cho tổng phụ. Các ví dụ khác bao gồm SUMIF, COUNT và COUNTIF.

Tôi có thể sử dụng hàm phần trăm với tổng phụ của Excel không?

Không may măn. Excel không cho phép các hàm phần trăm hoạt động với tính tổng phụ.

Những tình huống thực tế nào thường cần tính tổng phụ?

Bạn có thể sử dụng hàm tổng phụ trong bất kỳ trường nào để sắp xếp và cấu trúc dữ liệu. Điều này bao gồm giảng dạy, nhân sự, quản lý hàng tồn kho và các lĩnh vực khác cần có bảng tính Excel.

Mất tổng phụ và đưa chúng trở lại

Khi làm việc với dữ liệu Excel, việc mắc lỗi tính tổng phụ rất dễ xảy ra. Bạn có thể chỉ áp dụng một hàm để nhận ra rằng bạn cần phân tích lại các trường cụ thể. Bạn có thể dễ dàng làm như vậy bằng cách đi tới dải băng phía trên, điều hướng đến nhóm phác thảo và chọn tùy chọn tổng phụ. Sau khi xóa tổng phụ và thiết lập lại dữ liệu, bạn có thể áp dụng lại chúng bằng cách thêm hàm. Khi làm việc với tổng phụ, hãy đảm bảo rằng các ô của bạn không trống và tất cả thông tin đều ở đó và không bị lọc ra.

Bạn có thấy việc xóa tổng phụ có dễ dàng không? Làm thế nào về việc thêm chúng trở lại một lần nữa? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.