Cho dù bạn đang tìm cách tổng hợp một bảng tính tài chính nhanh chóng hay bạn muốn làm việc cùng với đồng nghiệp trên một tài liệu giống như Excel, Google Trang tính là một ứng dụng thay thế tuyệt vời, dựa trên web và miễn phí cho Excel, một ứng dụng được sử dụng bởi hàng triệu người trên khắp đất nước để tải dữ liệu vào tài liệu, xem và chia sẻ tài liệu đó cũng như sử dụng toán học để theo dõi nội dung cụ thể bằng bảng tính.
Một trong những khía cạnh hữu ích nhất của chương trình bảng tính là mức độ linh hoạt của chúng. Bảng tính có thể đóng vai trò như một cơ sở dữ liệu, một công cụ tính toán, như một nền tảng để thực hiện mô hình thống kê, như một trình soạn thảo văn bản, như một thư viện phương tiện, như một danh sách việc cần làm, v.v. Khả năng là gần như vô tận. Một cách sử dụng đặc biệt phổ biến cho bảng tính, bao gồm cả Google Trang tính, là để theo dõi thời gian, chẳng hạn như lịch biểu thời gian hàng giờ của nhân viên hoặc giờ có thể lập hóa đơn.
Nếu bạn đang sử dụng Google Trang tính để theo dõi thời gian theo cách này, thì bạn sẽ thường xuyên thấy mình cần phải tính toán sự khác biệt giữa hai dấu thời gian, tức là lượng thời gian đã trôi qua giữa hai sự kiện thời gian. Ví dụ: nếu ai đó bắt đầu lúc 9:15 sáng và sau đó kết thúc lúc 4:30 chiều, họ đã xem đồng hồ 7 giờ 15 phút. Nếu bạn cần sử dụng Trang tính cho những việc như thế này, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy rằng nó không được xây dựng để xử lý những loại tác vụ này.
Tuy nhiên, mặc dù Google Trang tính không được thiết kế đặc biệt để xử lý các chức năng như thế này, nhưng bạn có thể dễ dàng thuyết phục nó làm như vậy với một chút chuẩn bị. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tự động tính toán sự khác biệt giữa hai dấu thời gian trong Google Trang tính.
Đối với bài viết này, tôi sẽ sử dụng một định dạng bảng chấm công, hiển thị thời gian một người bắt đầu làm việc, thời gian họ rời đi và một khoảng thời gian (được tính toán). Bạn có thể xem bảng tính mà tôi đã sử dụng cho ví dụ này bên dưới:
Tính toán thời gian trong Google Trang tính
Việc đo lường sự khác biệt giữa hai ô chứa dữ liệu thời gian yêu cầu Trang tính hiểu rằng dữ liệu trong các ô là dữ liệu thời gian. Nếu không, nó sẽ tính toán sự khác biệt giữa 9:00 SA và 10:00 SA là 100 thay vì 60 phút hoặc một giờ.
Để làm điều này, cột thời gian cần được định dạng là Thời gian và cột thời lượng cần được định dạng là Thời lượng. Làm theo các bước bên dưới để thiết lập bảng tính của bạn:
- Mở trang tính Google của bạn.
- Chọn cột thời gian (Time In) đầu tiên và nhấp vào menu thả xuống định dạng ‘123’ trong menu, sau đó chọn Thời gian như định dạng.
- Lặp lại cho cột thời gian (Hết giờ) thứ hai.
- Định dạng cột Giờ làm việc thành Thời lượng theo cùng một cách.
Giờ đây, các cột được định dạng chính xác để tính toán thời gian đã trôi qua giữa hai dấu thời gian được ghi lại.
nhiều tài khoản google drive trên một máy tính
Trong ví dụ của chúng tôi, Thời gian Trong là ở cột A, bắt đầu từ A2 và Thời gian Hết ở trong cột C, bắt đầu từ C2. Giờ làm việc nằm trong cột E. Với các định dạng được đặt chính xác, việc tính toán không thể dễ dàng hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng công thức sau: ‘= (C2-A2)’. Điều này sẽ cung cấp cho bạn thời gian trôi qua giữa hai ô và hiển thị dưới dạng giờ.
Bạn có thể thực hiện thêm phép tính này bằng cách thêm ngày tháng. Điều này rất hữu ích nếu bạn có ca làm việc kéo dài hơn 24 giờ hoặc bao gồm hai ngày trong một ca duy nhất. Để thực hiện việc này, hãy đặt các cột thời gian trong và thời gian chờ ở định dạng Ngày giờ.
Thats tất cả để có nó. Bằng cách làm theo các bước được liệt kê ở trên và sử dụng công thức được cung cấp, việc tính toán thời gian trong Google Trang tính trở nên vô cùng dễ dàng.
Các câu hỏi thường gặp
Bạn có thể làm được nhiều điều với Google Trang tính, đây là một số câu hỏi được hỏi nhiều nhất.
Làm thế nào để bạn thêm khoảng nghỉ khi tính toán thời gian?
Khi tính số giờ làm việc của nhân viên, sẽ hữu ích nếu bạn biết cách thêm thời gian nghỉ vào bảng thời gian của mình. Có một số cách để thêm giờ nghỉ trưa vào giờ làm việc của nhân viên, chúng tôi sẽ đề cập đến phương pháp bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ giữa giờ.
- Tạo Cột Bắt đầu Ngắt và thêm các dấu ngắt vào các ô.
Bạn chỉ có thể để định dạng cột tự động, Google Trang tính sẽ làm phần còn lại.
2. Tạo Cột ngắt kết thúc và để định dạng tự động.
3. Tính số giờ cho Cột Giờ làm việc. Vì vậy, E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Đó là, (Bắt đầu nghỉ - Thời gian bắt đầu) + (Hết giờ - Kết thúc giải lao) = Số giờ làm việc trong ngày.
Tính toán điều đó cho mọi hàng, vì vậy nó sẽ giống như thế này.
Vì vậy, E3 = (B3-A3) + (D3-C3), v.v.
Làm thế nào để bạn chuyển đổi phút thành phân số?
Khi xử lý gia số thời gian, có thể hữu ích nếu bạn có thể chuyển chúng thành phân số thay vì phút, tức là 30 phút = 1/2. Chuyển đổi phút thành phân số rất dễ dàng, có một số cách để thực hiện điều này.
- Tạo một ô mới, K2 trong ví dụ này và định dạng nó thành Con số .
2. Đặt công thức thành ‘= (E2) * 24'.
Tổng số phải là 5,50 và sẽ trông giống như thế này.
cách chỉnh sửa chú thích trên tiktok
Bạn có thể dễ dàng áp dụng điều này cho một nhóm hoặc cột ô và chuyển đổi chúng chỉ trong vài giây.
Làm thế nào để bạn tìm được lượng thời gian làm việc ngắn nhất?
Nếu bạn đang cần nhanh chóng xác định khoảng thời gian làm việc ít nhất, thì điều này sẽ hữu ích. Hàm MIN () là một hàm tích hợp cho phép bạn nhanh chóng xác định vị trí giá trị nhỏ nhất trong danh sách các số.
- Tạo một ô mới và đặt nó thành Thời lượng , I2 trong ví dụ này và gán cho nó hàm ‘= MIN (E2: E12)'.
Giả sử bạn đã làm theo ví dụ, mức tối thiểu phải là 5:15:00.
Bạn có thể dễ dàng áp dụng hàm MIN () hoặc MAX () cho một cột hoặc nhóm ô, hãy tự mình thử.
Làm thế nào để bạn tính toán tổng số giờ đã làm việc?
Nếu bạn không quen với lập trình hoặc Excel, thì một số hàm tích hợp sẵn cho Google Trang tính có vẻ lạ. May mắn thay, không mất nhiều thời gian tính toán tổng số giờ làm việc. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tính tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên trong một ngày.
- Tạo một ô mới và gán nó là Thời lượng , trong ví dụ này ô G13.
2. Trong Công thức (fx) Quán ba : nhập ‘=SUM (E2: E12)‘. Điều này sẽ cung cấp cho bạn tổng số giờ làm việc từ các ô E2 đến E12. Đây là cú pháp tiêu chuẩn cho Excel và các ngôn ngữ lập trình khác nhau.
Tổng số phải là 67:20:00 và trông như thế này:
Lời kết
Google Trang tính không được thiết kế đặc biệt để dùng làm bảng chấm công nhưng bạn có thể dễ dàng định cấu hình để thực hiện điều đó. Thiết lập đơn giản này có nghĩa là bạn có thể theo dõi giờ làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Khi khoảng thời gian vượt qua mốc 24 giờ, mọi thứ trở nên phức tạp hơn một chút, nhưng Trang tính vẫn có thể giải quyết vấn đề đó bằng cách thay đổi từ định dạng Thời gian thành Ngày.
Hy vọng rằng, bạn thấy hướng dẫn này hữu ích. Nếu bạn đã làm vậy, hãy nhớ xem thêm các bài viết trên TechJunkie để tìm các mẹo và thủ thuật bạn cần để tận dụng tối đa các công cụ và ứng dụng công nghệ yêu thích của mình.
(Bạn muốn biết tuổi của một người? Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tính tuổi từ ngày sinh trong Trang tính . Bạn cũng có thể đọc bài viết của chúng tôi về việc tìm ra bao nhiêu ngày đã trôi qua giữa hai ngày trong Trang tính , hoặc có thể bạn muốn học cách hiển thị ngày hôm nay trong Trang tính .)
Bạn có bất kỳ mẹo theo dõi thời gian nào khác cho Google Trang tính không? Hãy cho chúng tôi biết về chúng dưới đây!
