DocuSign được cho là nhà cung cấp dịch vụ đám mây hàng đầu thế giới về chữ ký và thỏa thuận điện tử. Nhưng trong khi nó có thể hợp lý hóa quy trình công việc, giao dịch và trao đổi tài liệu, DocuSign không hoàn hảo.
Một trong những vấn đề chính mà người dùng có thể gặp phải liên quan đến việc sửa lỗi trong chữ ký. Bản thân quá trình này khá đơn giản. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp nó có thể không hoạt động do nhiều yếu tố khác nhau.
Bài viết này sẽ đề cập đến quy trình chấp nhận và sửa đổi chữ ký trong phong bì, hồ sơ tài khoản và lý do tại sao DocuSign không cho phép bạn thay đổi chữ ký của mình.
Thay đổi Chữ ký Tài khoản trong DocuSign
Một trong những cách nhanh nhất để thay đổi chữ ký trong DocuSign là áp dụng cách tiếp cận trên toàn bộ tài khoản. Đây là cách bạn có thể quản lý hồ sơ của mình để thay đổi, xóa hoặc thêm chữ ký:
- Đăng nhập vào tài khoản DocuSign của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng người dùng.
- Chọn “Quản lý hồ sơ.”
- Nhấp vào “Chữ ký”.
- Chọn “Thay đổi”, “Xóa” hoặc “Thêm mới” để sửa đổi chữ ký tài khoản của bạn.
Hãy nhớ rằng bạn có thể điều chỉnh kiểu và vẽ chữ ký trước khi tải nó lên tài khoản của mình.
Sử dụng Chữ ký mới trong DocuSign
Bạn luôn có thể sử dụng chữ ký mới nếu muốn thay đổi chữ ký khi ký tài liệu. Mặc dù đó là một quá trình dài, nhưng nó khá đơn giản đối với hầu hết người dùng.
Dưới đây là các bước bạn cần làm theo:
- Sử dụng DocuSign để chuyển đến tài liệu mong muốn.
- Đánh dấu vào ô “Tiết lộ Hồ sơ Điện tử và Chữ ký”.
- Nhấn “Tiếp tục” để mở tài liệu.
- Nhấn “Bắt đầu” để chuyển đến trường chữ ký đầu tiên.
- Nhấp vào trường “Bắt buộc – Đăng nhập tại đây” để mở hộp “Thông qua chữ ký của bạn”.
- Thực hiện các thay đổi của bạn.
- Nhấp vào nút 'Thông qua và ký tên'.
- Lượt truy cập Kết thúc.
Bạn có bốn tùy chọn khi thay đổi và sử dụng chữ ký.
Trước tiên, bạn có thể thay đổi kiểu để điều chỉnh giao diện của tên viết tắt và chữ ký nói chung. Thứ hai, bạn có thể chọn vẽ chữ ký mới để sử dụng trong tài liệu của mình.
“Sử dụng bảng chữ ký” là một tùy chọn chắc chắn khác.
Bạn có thể chụp chữ ký trong thời gian thực từ bảng chữ ký. Nhưng không phải ai cũng có chữ ký hoặc kỹ năng vẽ.
Nếu đó là bạn, có một giải pháp thay thế. Tùy chọn “Tải lên” cho phép bạn tải lên tệp hình ảnh chữ ký. Chỉ cần nhớ xác nhận tên đầy đủ và tên viết tắt của bạn trong các trường tương ứng trước khi sử dụng chữ ký mới và ký vào tệp.
Cách sửa đổi phong bì trong DocuSign
Chữ ký tài liệu có thể không phải là yếu tố duy nhất cần chỉnh sửa hoặc hai lần. Tin vui là bạn có thể sửa phong bì trong DocuSign. Tuy nhiên, bạn không thể làm điều đó nếu phong bì đã được hoàn thành.
Nếu bạn tìm thấy một phong bì có lỗi với trạng thái “đang chờ người khác”, đây là những gì bạn cần làm để sửa chữa.
- Đăng nhập vào Tài khoản DocuSign của bạn.
- Điều hướng đến tab “Phong bì”.
- Nhấp vào phong bì được đánh dấu là “đang đợi người khác” và nhấn “Chính xác”.
- Chỉnh sửa phong bì để sửa lỗi và Nhấp vào nút “Gửi” để xác nhận việc sửa.
Khi chỉnh sửa phong bì, bạn có thể sửa nhiều trường, chẳng hạn như:
- Các tài liệu đã tải lên
- Thông tin người nhận
- Tên phong bì
- Thông điệp email cho người nhận
- Trường ký kết
Bạn cũng có thể thêm nhiều người nhận hơn vào phong bì bằng cách nhấp vào nút “Thêm người nhận”.
Lý do bạn không thể thay đổi chữ ký trong DocuSign
Chỉ vì bạn có thể thay đổi chữ ký trong DocuSign không có nghĩa là bạn luôn có thể làm điều đó. Một số trường hợp ngăn người dùng thay đổi chữ ký.
Tên người nhận bị khóa
Người gửi có tùy chọn khóa tên người nhận trong DocuSign. Khi họ làm điều đó, bạn không thể thay đổi chữ ký theo ý muốn. Tốt nhất bạn nên kiểm tra với quản trị viên tài khoản để tìm hiểu xem đây có phải là sự cố không.
Đôi khi, không thể vượt qua tên người nhận bị khóa để thay đổi chữ ký của bạn, đặc biệt là khi có nhiều người nhận. Trong trường hợp đó, tốt nhất là hủy phong bì, thay đổi chữ ký và tạo phong bì mới.
Sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động
Nếu bạn sử dụng DocuSign cho Android và iOS, bạn sẽ thấy rằng các ứng dụng dành cho thiết bị di động có chức năng hạn chế. Bất chấp khả năng tương thích của DocuSign với iPad, iPhone, điện thoại Android và thiết bị Windows, bạn không thể thay đổi chữ ký một cách nhanh chóng.
Chỉ phiên bản DocuSign dành cho máy tính để bàn mới cho phép người dùng thêm chữ ký mới. Chuyển sang phiên bản dành cho máy tính để bàn và xem sự cố vẫn tiếp diễn. Nếu không, hãy sử dụng quy trình tiêu chuẩn để chỉnh sửa hoặc sử dụng chữ ký mới. Các sửa đổi sẽ đồng bộ hóa trên các thiết bị của bạn và bạn sẽ có thể sử dụng chữ ký mới từ ứng dụng di động DocuSign của mình.
Bạn là người ký tên duy nhất
Đôi khi bạn có thể muốn thêm chữ ký đã lưu trong DocuSign. Thật không may, điều này sẽ không hoạt động theo mặc định nếu bạn là người ký duy nhất.
làm cách nào để hủy nhạc amazon
Để giải quyết vấn đề này, trước tiên bạn phải gửi cho mình một phong bì mới và biến mình thành người nhận duy nhất. Điều này áp dụng cho chữ ký mặc định của bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ có lựa chọn để chọn một chữ ký DocuSign đã lưu khác.
Tài khoản không hoạt động
Người dùng không có tài khoản DocuSign đang hoạt động không thể thay đổi chữ ký đã chọn. Đảm bảo tài khoản của bạn đang hoạt động trước khi thay đổi chữ ký. Nếu tài khoản của bạn đang hoạt động, bạn có thể đang gặp sự cố khác.
Các vấn đề thay đổi chữ ký khác có thể bao gồm:
- Tệp chứa Chữ ký chung giống như các chữ ký trong tài liệu Kích hoạt mô-đun Sign Part 11.
- Tài liệu của bạn đã được ký và trả lại.
- Bạn đã sử dụng chữ ký trực tiếp.
Họ Tên Đã Có Chữ Ký
DocuSign chỉ cho phép một chữ ký cho mỗi tên đầy đủ. Để thay đổi chữ ký được chấp nhận thành tên đầy đủ với chữ ký có sẵn, bạn phải xóa chữ ký cũ và tạo chữ ký mới từ đầu.
Nếu đúng như vậy, quá trình này khá đơn giản. Dưới đây là các bước để làm theo:
- Đăng nhập vào tài khoản DocuSign của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng người dùng.
- Chọn “Quản lý hồ sơ.”
- Nhấp vào “Chữ ký”.
- Chuyển đến “Xóa” và xóa chữ ký khỏi tài khoản của bạn.
- Nhấn nút “Thêm mới” để tạo chữ ký mới cho một tên đầy đủ nhất định.
Tại sao người dùng cần thay đổi chữ ký trong DocuSign
Nhiều tình huống có thể yêu cầu thay đổi chữ ký, cho dù đang diễn ra hay trên toàn bộ tài khoản. Một số phổ biến nhất bao gồm những điều sau đây:
- Tên sai chính tả cần phải được thay đổi.
- Người dùng đã thay đổi tên của họ kể từ lần cuối cùng họ ký tên.
- Chữ ký cần thay đổi kích thước để phù hợp với tài liệu.
- Người nhận chia sẻ một địa chỉ email nhưng có chữ ký khác nhau.
Tất nhiên, người dùng cũng có thể muốn thay đổi chữ ký DocuSign của họ do sở thích cá nhân và lý do phong cách.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Tôi có thể chỉnh sửa tài liệu DocuSign sau khi gửi không?
Phong bì DocuSign được đánh dấu bằng thẻ “Đã hoàn thành” không thể sửa đổi được nữa. Cách duy nhất để sửa lỗi trước khi người nhận ký vào phong bì là bỏ phong bì cũ và tạo một phong bì mới.
Tôi có thể rút lại chữ ký trên DocuSign không?
Sau khi ký một tài liệu thông qua DocuSign, phong bì sẽ được chuyển đến người nhận tiếp theo trong danh sách để họ ký. Do đó, cá nhân bạn không thể rút lại chữ ký.
Tuy nhiên, người gửi ban đầu có thể giúp bạn sửa lại chữ ký của mình để sửa đổi hoặc xóa hoàn toàn chữ ký khỏi phong bì. Người nhận có đặc quyền sửa đổi phong bì cũng có thể giúp bạn rút lại chữ ký.
Làm cách nào tôi có thể hủy tài liệu DocuSign đã hoàn thành và đã ký?
Bạn không thể sửa hoặc hủy (làm mất hiệu lực) tài liệu hoặc phong bì “Đã hoàn thành” trong DocuSign. Ví dụ: những tài liệu duy nhất bạn có thể chỉnh sửa, để thay đổi chữ ký, là những tài liệu được đánh dấu là “Đã tạo”, “Đã gửi” hoặc “Đã gửi”. Thậm chí sau đó, bạn phải có đặc quyền để làm như vậy.
Cách bật chỉnh sửa người nhận trong DocuSign
Là người gửi, bạn có thể làm cho người nhận có thể chỉnh sửa tài liệu hoặc phong bì DocuSign. Trước khi gửi phong bì, hãy chuyển đến menu 'Tùy chọn nâng cao'. Từ đó, chuyển đến “Chỉnh sửa” và đánh dấu vào ô bên cạnh “Cho phép” để cho phép người nhận chỉnh sửa phong bì.
Điều này giúp những người dùng khác sửa đổi chữ ký của họ hoặc chỉnh sửa tệp, thư email, thông tin liên hệ, v.v.
Làm cho chữ ký của bạn trở nên độc đáo và dễ nhận biết ngay lập tức
Như bạn có thể thấy, DocuSign cung cấp đủ tính linh hoạt khi nói đến chữ ký. Bạn có thể vẽ, chụp và thay đổi phong cách khá nhiều theo ý muốn. Ứng dụng cho phép bạn dễ dàng xóa, sửa đổi và thêm chữ ký mới vào tài khoản của mình cũng như chỉnh sửa trường ký trong phong bì.
Vấn đề duy nhất là đảm bảo bạn đáp ứng các tiêu chí thay đổi chữ ký do quản trị viên tài khoản và chính sách DocuSign đặt ra. Miễn là bạn đáp ứng các điều kiện, việc thay đổi chữ ký sẽ mất hơn vài phút.
Bạn nghĩ gì về hệ thống quản lý chữ ký của DocuSign? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
